Viele Unternehmen nutzen Geschäftstelefone, die für ihre Mitarbeiter zu den grundlegenden Arbeitsgeräten gehören. Oft stellt sich die Frage, ob ein Geschäftstelefon steuerfrei ist. In Deutschland ist dieses Problem recht komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise der Art und Weise, wie das Telefon verwendet wird, seinem Zweck und den in einem bestimmten Jahr geltenden Steuervorschriften. In diesem Artikel versuche ich zu erklären, wann ein Geschäftstelefon von der Steuer befreit ist und wann es möglicherweise steuerpflichtig ist.
Allgemeine Regeln zur Besteuerung von Geschäftstelefonen
In Deutschland kann ein Geschäftstelefon je nach den Umständen als Werkzeug behandelt werden, das ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird, was in einigen Fällen zu einer Steuerbefreiung führen kann. Damit ein Geschäftstelefon jedoch von der Steuer befreit ist, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Erstens darf das Telefon ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden und seine Nutzung muss in engem Zusammenhang mit den beruflichen Pflichten des Arbeitnehmers stehen.
Wird das Firmentelefon auch privat genutzt, ist das Unternehmen verpflichtet, den Wert des Telefonvorteils zu ermitteln und mit dem Arbeitnehmer abzurechnen. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer einen Teil der mit der Telefonnutzung verbundenen Kosten trägt, was dazu führen kann, dass dieser Teil versteuert werden muss. Es ist wichtig, dass das Unternehmen über eine entsprechende Richtlinie zur Nutzung von Firmentelefonen verfügt, die die Regeln für die Nutzung dieser Geräte genau festlegt.
Bei einer ausschließlich geschäftlichen Nutzung des Telefons handelt es sich daher nicht um einen geldwerten Vorteil, sodass keine Steuerpflicht besteht. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass ein geschäftliches Telefon auch für private Zwecke genutzt wird und dann möglicherweise eine steuerliche Abrechnung erforderlich ist.
Wann gilt ein geschäftliches Telefonat als Sachbezug?
Steuerrechtlich gilt ein Diensttelefon als geldwerter Vorteil, wenn es auch für private Zwecke genutzt wird. In einem solchen Fall muss der Arbeitgeber den Wert dieser Leistung berechnen, der dann steuerpflichtig ist. Wird ein Firmentelefon für private Zwecke genutzt, sollte das Unternehmen den Wert der Telefonnutzung ermitteln und in das Einkommen des Mitarbeiters einrechnen.
Ein Mitarbeiter, der ein Firmentelefon privat nutzt, erhält einen Zusatznutzen, der als Teil des Entgelts behandelt wird. Der Wert dieser Leistung muss in der Steuererklärung des Arbeitnehmers angegeben werden, was zur Zahlung der Einkommensteuer führt. Der Wert dieser Leistung errechnet sich aus dem Anteil, der bestimmt, wie viel vom Telefon privat genutzt wird.
Unternehmen entscheiden sich häufig dafür, die private Nutzung eines Firmentelefons einzuschränken, um eine Besteuerung dieses Vorteils zu vermeiden. Wenn ein Mitarbeiter das Firmentelefon nur gelegentlich für private Zwecke nutzt, führt dies in der Praxis nicht unbedingt zu einer Besteuerung, sofern der Wert dieser Nutzung unerheblich ist. Wird das Telefon jedoch häufiger für private Zwecke genutzt, sollte das Unternehmen darüber nachdenken, einen angemessenen Betrag zu berechnen und diesen auf das Einkommen des Mitarbeiters anzurechnen.
Wie wird die Gewerbetelefonsteuer berechnet?
Die Berechnung der Steuer auf ein Geschäftstelefon hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem davon, zu welchem Anteil das Telefon für private Zwecke genutzt wird. Um die Steuer zu berechnen, muss ein Unternehmen zunächst ermitteln, wie viel Prozent der geschäftlichen Telefonnutzung für private Zwecke bestimmt sind, und diesen Wert dann mit den Telefonkosten und zusätzlichen Gebühren, wie z. B. Abonnementgebühren oder Kosten für Privatgespräche, multiplizieren.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 20 % des Firmentelefons für private Zwecke nutzt und die monatlichen Kosten für das Telefon 20 EUR betragen, beträgt der Wert des steuerpflichtigen Vorteils 4 EUR (20 EUR x 20 %). Das Unternehmen rechnet diesen Betrag dann zum Einkommen des Arbeitnehmers hinzu und der Arbeitnehmer zahlt auf diesen Betrag Einkommensteuer. Dieser Wert kann sowohl Abonnementkosten als auch mögliche Gebühren für Zusatzdienste wie Auslandsgespräche oder die Nutzung des mobilen Internets umfassen.
Die Berechnung Ihrer Steuer kann kompliziert sein, insbesondere wenn Ihr Geschäftstelefon ausgiebig für private Zwecke genutzt wird. Daher sollten Unternehmen klare Regeln für die Abrechnung geschäftlicher Telefone festlegen und ein Überwachungssystem einführen, das eine genaue Berechnung des Werts der privaten Telefonnutzung und der damit verbundenen Kosten ermöglicht.
Wie kann man die Besteuerung von Geschäftstelefonen vermeiden?
Um zu vermeiden, dass ein Geschäftstelefon besteuert werden muss, können Unternehmen verschiedene Lösungen einführen. Erstens sollten die Regeln für die Nutzung von Geschäftstelefonen genau festgelegt werden, sodass das Telefon nur für berufliche Zwecke genutzt wird. Dies kann durch den Abschluss entsprechender Verträge mit den Mitarbeitern erreicht werden, in denen festgelegt wird, dass das Firmentelefon nur für geschäftliche Zwecke und nicht für private Zwecke genutzt werden darf.
Zweitens können Unternehmen die Nutzung eines Firmentelefons für private Zwecke einschränken und festlegen, dass eine solche Nutzung nur in Ausnahmesituationen oder zu bestimmten Zeiten möglich ist. Ein Beispiel wäre das Ausschalten des Firmentelefons außerhalb der Arbeitszeit, wodurch verhindert wird, dass es für private Zwecke genutzt wird, wenn der Mitarbeiter keine beruflichen Pflichten erfüllt.
Wenn das Unternehmen schließlich entscheidet, dass ein Teil der Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung eines Firmentelefons durch einen Mitarbeiter notwendig ist, kann es beschließen, dass dieser Teil der Kosten vom Arbeitgeber in Form einer Leistung übernommen wird, wodurch die Kosten entfallen die Notwendigkeit, diesen Betrag zu versteuern.
Ole Peters